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人力资源管理的最基本工具
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人力资源管理的最基本工具
 工作分析是人力资源管理的一个主要环节。搞好工作分析,可以为组织制定人力
资源规划、进行人员招聘、员工培训与发展、绩效管理、薪酬管理等工作提供科学的
依据,保证事得其人,人(员工)尽其才,人事相宜
一、工作分析概述
人力规划的依据,是对组织人力需求的分析,而组织人力需求,具体体现为对不
同职务的任职人员的需求:组织经营活动需要设立什么职务,需要什么员工,需要多
少员工。因此,工作分析是整个人力资源开发和管理的基础。只有既了解人的特征,
又了解工作的特性,才能做到人与事得到较好的结合,做到适人适事,人事两宜。而
要了解各种工作的特性,就要进行认真的工作分析。
在工作分析中,要学会科学运用“小马拉大车”的“翁格玛利”效应。不管才大
才小都给予略大于自身能力、才干的舞台,即十分之才委以十二分的重任。这对企业
的工作分析提出了更高的要求,它不仅要对员工才能量体裁衣,而且要尊重被委以重
任的人。
(一)工作分析内涵
简单地讲,工作分析就是对某一种特定的工作做出明确界定,并确定完成这一工
作需要有什么行为的过程,为这一工作收集所有与它相关的信息并进行评价的系统工
程。它包括工作说明、任职条件等
外国的人事心理学家从人力资源管理的角度出发,提出了一个非常容易记忆的
6W1H工作分析公式,从七个方面对职务进行分析:①WHO:谁来完成这项职务。②
WHAT:这项职务具体做什么事情。③WHEN:职务时间的安排。④WHERE :职务地
点在哪里。⑤WHY:他为什么任该职务(职务的意义是什么)。⑥FOR WHO :他在为
谁服务。⑦HOW:他是如何服务的。
(二)工作分析所涉及的概念和术语
工作分析是一种专业性较强的人力资源管理工作,有许多专业术语必须掌握。
工作要素,是指工作活动中不能再继续分解的最小单位。比如说,打开计算机、
签字、打电话、发传真,等等
工作任务,是为了明确组织目的所进行的工作活动,通常表现为工作要素的集合。
例如,包装工人盖上瓶盖,打字员打印一份文件,程序员编一个应用软件,都是一项
任务。
工作职责,是指一个个体担负的一项或多项任务组成的活动,即由一个个体操作
的任务的总和。例如,打字员的责任包括打字、校对、简单维修机器等一系列任务。
职位,是指一定时期内,组织要求个体一项或多项相互联系的职责集合。例如,
办公室主任,同时担负单位的调研、文书管理、日常行政事务处理等三项职责。一般
来说,职务与个体是一一匹配的,有多少员工,就有多少职位。
职务,是指一组重要责任相似的职位。根据组织规模的大小和工作性质,一种职
位可以有一个职位或多个职位。例如,一个工厂设两个副厂长,一个分管生产,一个
分管供销。
职业,是指在不同时期、不同组织中,工作要求相似或职责平行(相近或相当)
的职位集合。例如,教师、工程师、会计等都是职业。
(三)工作分析的内容
工作分析包括职务描述和任职说明。我们也可以把它们合称为“职务说明书”。
1.职务描述的具体内容
职务描述,是指与工作有关的内容,如工作内容与特征、责任与权力、目的与结
果、标准与要求、时间与地点、岗位与条件、流程与规范等、
职务描述一般包括如下几个方面的内容:
(1)基本信息。包括职务名称、职务编号、所属部门、职务等级、制定日期等。
(2)职务概要。包括本职务的特征及主要工作范围。一般用一句话对职务的工作
内容进行简明扼要的描述。如对数据处理主管人的工作概要,可以描述为“指导所有
的数据处理的操作,对数据进行控制以及满足数据准备方面的要求。”对于企业人力资
源部负责人的工作概要,可以描述为“为企业吸引、开发和管理人力资源。”工作概要
恰当与否,决定着一份职务说明书的质量
(3)工作职责与任务。是该职位有义务完成的工作内容。其目的主要是告诉员工,
该做什么?如何去做?为何去做?主要是从两个方面人手:一是通过行为分析,描述
这一职位做什么,是一种实质性的界定;二是通过任务分析,确定组织设立这一职位
的原因及具体要求,是一种规范性的界定。如以美国劳工部的《职位名词词典》来界
定工作的任务和责任。该词典所列举的人力资源经理的特定职责和任务包括:“与人事
活动各方面相关的政策的制定与执行”;“为填补空缺职位而进行雇员招募、面谈与甄
选”;“在劳动力市场上进行工资调查,以确定有竞争力的工资率”等。
(4)权限关系,权限事项。所监督的部下的职务和人员
(5)工作关系。说明此工作与哪些职位发生联系。指出此工作可晋升的职位,可
转换的职位以及可升迁至此的职位;与哪些职位发生联系。
(6)工作环境。包括工作场地的温度、光线、湿度、噪音、安全条件、地理位置、
室内或室外等。
(7)机器、设备及工具。列出工作中用到的所有机器、设备以及辅助性工具等。
(8)聘用条件主要描述工作人员在正式组织中的有关工作安置等情况。它包括
工作时数、工资结构、支付工资的方法、福利待遇、该工作在组织中的正式位置、晋
升的机会、工作的季节性、进修的机会等。
2.任职说明书
任职说明书,又称工作说明书或职务要求。它主要指明了任职者要成功完成此项
工作所需具备的资格标准,如知识准备、技术能力、身心素质、个性特点等。
(1)一般要求。主要包括年龄、性别、学历、工作经历及工作经验、成就、专业
技能等。
(2)体力要求。主要包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、身体各部分协
调程度、感觉器官的灵敏度、视力、听力及身高要求等。体力要求通常以健康程度、
年龄范围和特殊体能要求刻画。例如,麦当劳的服务人员大致上都是中等身高,且服
工作分析对于人力资源管理具有非常重要的作用。人力资源管理的每一项工作,
几乎都需要得到工作分析的结果
第一,有利于合理使用员工。通过工作分析,可以明确一项工作的具体内容,以
及该工作与其他工作的关系,从而制定出从事这项工作的人员所必需具备的任职资格,
可以用来决定招聘与任用哪种人才。同时,职务分类也可以用作确定和实施选择候选
人的遴选工具。这就使人力资源管理人员明确了招收的对象和标准,在组织人员考评
时,能正确地选择考试科目和考核内容,避免了盲目性,保证了为事择人,任人唯贤,
专业对口,事得其人。
第二,有利于员工的培训。通过工作分析,明确了员工从事某项工作的工作行为
和资格及素质要求。而这些要求和条件并非人人都能达到,因此,需要进行不断地培
训与开发。工作分析可以提供工作内容和任职人员条件等完备的信息资料,使组织可
以据此制定出培训计划,开展培训工作。
第三,为制定合理的薪酬政策提供依据。工作分析可以为不同类型的职务确定合
理的待遇,通过工作分析可以明确各个工作岗位在组织中所处的地位,该职务的员工
所承担的责任,工作数量和质量要求,任职者的能力和知识等,从而为制定合理的报
酬制度提供重要依据。
第四,有利于科学评价员工的工作实绩。通过工作分析,每一种职位的内容都有
明确的界定,可以为考核提供合理的标准和依据。员工应该做什么,不应该做什么,
应该达到什么要求,都十分清楚,为考核工作实绩提供了客观的标准,减少了绩效考
评中的主观因素,为考核提供尺度,为晋升提供依据。
请看工作分析的始祖亨利·福特一世对T型轿车8000多道工序的分派:949道工
序需要强壮、灵活、身体各方面都非常好的成年男子;3338道工序需要普通身体的男
子;剩下的工序由女工或年纪稍大的儿童承担,其中,50道工序由没有腿的人来完成;
2637道工序由只有一条腿的人来完成;715道工序由只有一只手的人完成10道工序
由失明的人完成。有人把福特之“分析”称为补丁摞补丁拼接的长衫,该企业的成功
在于整合“鸡肋”也盈利。
第五,有利于理顺管理关系。由于工作分析对工作有了明确的规范,这就迫使员
工的个人价值必须服从组织理念个人行为必须服从组织规范,下级服从上级,明确
了上级与下级的隶属关系,明确了工作流程,为提高职务效率提供了保障。
第六,有利于预测组织未来的人力需求。通过工作分析可预测和分析组织未来的
人力需求,检查应增加或减少员工的编制。 |
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