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如何应用物流信息技术

如何应用物流信息技术

本部分介绍一下,物流信息系统组成,物流信息系统的功能及作用,运用物流信
息的技术,还有物流企业如何应用物流信抗议息系统。
(一)物流信息系统的组成
物流企业关注的物流信息系统包括:“货物运输信息管理系统”、“配送中心信息管
理”、“仓储物流管理系统”、“供应链管理系统”和“客户关系管理系统”。这些系统
又根据不同企业的业务应用有所侧重。
1.配送中心仓储管理系统
使用仓储管理系统(WMS)管理仓库的收发、分拣、摆放、补货、过库等等,同
时WMS可以进行库存分析、与财务系统集成。更加先进的WMS还能帮助企业实现
“逆向物流”(返修、回收等),并适应企业产品“推迟”策略对配送中心的管理需求。
2.运输与发货管理系统
使用运输管理系统(TMS)优化运输模式组合,如空运、陆运或水运等,寻求最
佳的运输路线。TMS还可实现在途物品的跟踪,并在必要时调整运输模式,实现车队
管理、运输计划、调度与跟踪、与运输商的电子数据交换(信息集成)等。
3.供应链管理系统
通过建立物流信息系统,达到全局库存、订单和运输状态的共享和可见性,以降
低供应链中的需求订单信息畸变现象。企业在采用3PL时,在保证信息安全的前提下,
也要同3PL服务企业建立起信息共享的信息平台。
4.客户关系管理系统
即采用最优化理论,将企业物流上的各个环节综合考虑,制定全局优化的物流策
略或物流执行指令。
二)物流信息系统的功能
物流的不同层次运作通过信息流紧密地结合起来,在物流系统中,存在对物流信
息进行采集、传输、存储、处理、显示和分析等各环节,因而又体现了不同的系统功
能。
1.市场交易活动功能
交易活动主要记录接货内容,安排储存任务,作业程序选择,制定价格及相关人
员查询等。物流信息的交易作用就是记录物流活动的基本内容。主要特征是:程序化、
规范化交互式,强调整个信息系统的效率性和集成性。
2.业务控制功能
物流服务的水平和质量以及现有管理个体和资源的管理,要有信息系统做相关的
控制,应该建立完善的考核指标体系来对作业计划和绩效进行评价和鉴别,这里强调
了信息系统作为控制工作和加强控制力度的作用。
3.工作协调功能
在物流运作中,加强信息的集成与流通,有利于工作的时效性,提高工作的质量
与效率,减少劳动强度系数。这里,物流信息系统也能发挥重要作用。
4.支持决策和战略功能
物流信息管理帮助工作人员和管理层进行活动的评估和成本一收益分析,从而更
好地进行决策。强调物流信息管理系统支持决策和战略定位作用。
(三)物流信息系统的作用
现代物流涉及社会经济活动的各个层面,包括原材料供应商、生产制造商、批发
商、零售商及最终消费者。提高现代物流的效率与效益,最关键的环节是实现物流管
理的信息化,即在流通领域的所有环节全部实现信息化管理,借助现代通信、互联网
和信息处理等技术,使物流信息资源达到高度的实时共享和一体化,消除了长期困扰
物流管理的时空障碍问题。
物流系统是由运输、储存、包装、装卸、搬运、加工、配送等多个作业环节(或
称为物流功能)构成的,这些环节相互联系形成物流系统整体。在物流信息化之前,
即使从观念上考虑了系统整体优化,但由于信息管理手段落后,信息传递速度慢、准
确性差,而且缺乏共享性,使得各功能之间的衔接不协调或相互脱节。解决这些矛盾,
需要利用现代信息技术对上述物流环节进行功能整合,联合运输、共同配送、延迟物
流、加工一配送一体化等都是整合物流功能的有效形式。
1.信息化使供应链各环节之间协调运行
物流信息化通过物流信息网络,使物流各环节上的成员能实现信息的实时共享。
处在销售终端的零售商直接面对消费者,他们充分了解消费者的需求,能详尽地记录
客户的信息,制造商与分销商借助物流信息网络,几乎可以同时共享零售商所获取的
市场信息以及零售商的经营状况,从而迅速调整各自的生产和运营计划:同样,物流
信息网络也使制造商的产品调整和销售政策能及时被其他物流成员了解,也有利于它
们及时调整经营策略。在这种物流信息实时反应的网络条件下,物流各环节成员能够
相互支持,互相配合,以适应激烈竞争的市场环境。
2.信息化改善了物流系统的时空效应
物流信息化通过快速、准确地传递物流信息,使生产厂商和物流提供商能随时掌
握商品需求者的需求状况,生产厂商实行准时制(Jus In Time )生产,物流提供商实行
准时制(Just In NTime )配送,将生产地和流通过程中的库存减少到最低程度。供应商
与生产厂商或消费者之间的距离被拉近,甚至达到“零库存”或“零距离”,由此降低
物流费用。时间效应和空间效应是物流系统的两个主要功能。时间效应指通过商品库
存消除商品生产与消耗在时间上的矛盾,使生产与消耗在时间上达到一致:空间效应
指通过运输、配送等活动消除商品生产与消耗在空间位置上的矛盾,达到生产与消耗
位置空间上的一致。
3.信息化提高了物流系统的快速反应能力
现代生产系统是以订单为依据,即采用定制化生产方式,以满足消费者的个性化
需求。而且,满足消费者的个性化需求必须快速反应,这既是消费者的要求,也是生
产者降低成本、形成竞争优势的需要。生产系统的快速反应必然要求物流系统与之匹
配,即也要快速反应,只有物流信息化才能帮助生产系统和物流系统在时空上实现快
速反应。
(四)物流信息系统的应用原则
1.信息输入的及时准确性
物流信息系统的信息必须具有容易、持续输入的特点,这包括两个层面的含义,
一是信息的存入,物流信息系统必须能够完全、快速、准确地将物流环节发生的信息
输入信息系统,保证第一时间提供最新的信息:二是信息系统应能够向信息需求者提
供简易、快捷的获取方式,而不受时空的限制。
物流信息必须及时地提供快速的物流信息,及时性要求一种活动发生时与该活动
在信息系统内可见时的时间耽搁应尽可能的少。系统必须及时地更新系统内的信息,
更新的时间间隔越长,信息系统所报告的与实际情形的偏差就越大,对物流过程和其
他活动过程的危害也就越大。
2.信息的精确性
物流信息必须准确地反映物流服务活动,以衡量物流服务水平。信息精确性的含
义既包含了信息的准确性,同时又包含了信息系统上所显示的物流服务活动的一致性。
信息越是准确,企业不确定性物流运作情况就越少,物流企业的物流服务质量越有保
障。
3.处理异常情况的能动性和主动性
物流信息系统须能处理异常情况,依托系统来突出问题和机会。管理者通过信息
系统能够集中精力关注最重要的问题,促使管理者作出相应的决策。
4.信息系统的灵活性
物流信息系统具有高度的灵活性,以满足运作和顾客的需求。因为顾客的广泛性
和需求的多样性,他们对信息的需求也不尽相同,企业物流信息系统必须有能力提供
能迎合特定顾客需要的数据。
5.系统界面的易操作性
物流信息系统界面对于企业必须是友善和易于操作的,这一方面是为了在进行物
流服务时便于使用操作,同时也可提升工作效率。适当的系统界面要求提供的操作要
有正确的结构和顺序,能有效地进行物流运作。
(五)“适用、够用、好用”
目前,我国物流业整体水平不高,大部分操作流程不规范,信息化程度低。所有
的物流企业利用信息系统降低成本、提高服务质量的目标却是共同的。在企业进行物
流信息化时要坚持适用、够用、好用的原则。
1.适用
如何合理地、综合地利用这些技术来为某个特定的物流企业提供服务呢?应用的
技术既不是越先进越好,也不能单纯地因为新技术的高投入而止步不前,要视企业的
现在需求和未来发展而定,更要综合考虑竞争态势、投入产出比等各种因素。
适用就是最好的。要根据物流企业的实际需要选择建立物流信息系统。实际上每
个企业要根据自己的管理特点,且经过多年运行的考验,有自己的独到之处。信息系
统就像一台先进的机器,有其一定的使用范围,每个企业都有自己的特点和需要解决
的实际情况选择软件、确定实施目标和步骤。
信息系统并不是包罗万象、无所不能,也不是应用信息系统后,企业的所有问题
都能迎刃而解。如果抱有这种认识,会出现企业一开始积极性很高,选择软件也往往
是一味注重软件提供商的名气;功能上片面地追求全面,企业按照软件设置的管理模
式、业务流程运作,而全然不顾自身切实的业务需要的现象。
2.够用
企业是趋利性组织,追逐经济利益是其活动的最终目的,所以每一次投入它都会
考虑产出,所以在系统的投入中也要做到最小投入,最大收益。同时,系统投入运行
后,必须保持较低的运行维护费用,减少不必要的管理费用。
物流信息化不可能也不必要一次到位,太落后和太超前都不可取,够用就行了。
3.好用
系统在正常情况下是可靠运行的,实际就是要求系统的准确性和稳定性。一个可
靠的物流管理系统要能在正常情况下,达到系统设计的预期精度要求,不管输入的数
据多么复杂,只要是在系统设计要求的范围内,都能输出可靠结果。
非正常情况下的可靠性,就是指系统的灵活性。指系统在软、硬件环境发生故障
的情况下仍能部分使用和运行,一个优秀的物流系统也是一个灵活的系统,在设计时
就必须针对一些紧急情况作出应对措施。
没有经过较长时期实践使用的物流信息系统,并不能确定是否好用,一些物流信
息系统提供商热衷于推出新概念或者“花里胡哨”的功能,比较容易迷惑企业,对这
些东西应该保持冷静。什么是好用,我们知道微软公司开发的操作系统每1~2年就推
出一个新版本,然而从Windows 98、Windows 2000、Windows Me 到Windows XP ,虽然功
能和界面花样翻新,但经过大量实践,人们普遍认为1998年推出的Window s 98最好
用,而并不是最新的就好用,这就是物流信息系统好用的含义。
(六)“以我为主”
对于物流软件提供商来说,一是要“拿来主义”,积极吸纳国外先进的管理理念和
物流管理实践经验,消化应用在软件开发当中。二是要“练好内功”,就是要深入实
践,自己首先要成为物流管理领域的专家,这样才能开发出具有前瞻性又符合客户实
际需求的优秀管理软件。
开发物流信息系统有一定的生命周期,现有的软件系统可能需要改造、升级时,
从保护投资和节省投资等方面去看,由最初的软件开发商来提供这种服务自然也是首
选。对于已经开发好并投入到实际生产运营的物流信息系统来说,服务工作尤为重要,
因为物流企业的每一个管理岗位和实际的现场作业岗位都要和这套系统进行人机交换,
一旦系统由于种种原因出错或者瘫痪都需要相关技术人员及时进行维护处理。
另外,当企业的物流软件系统开始运行以后,随着企业的发展和信息技术与平台
软硬件设备本身的发展变化,企业的物流作业总量急骤膨胀,或者由于新型业务的开
展原有系统没有对应的软件功能模块时,造成对已有系统的升级或者是改造迫在眉睫。
如此这些问题,完全依赖软件开发企业显然是不行的,物流企业无论是在物流信
息系统的设计、开发、应用,还是在维护、升级、扩展等方面,都不能完全依靠软件
开发企业,而应该注意培育自己的信息系统技术人员,在物流信息化过程中,应始终
掌握物流信息系统开发应用的主动权,把握住一切为应用而开发的原则,这样才可以
摆脱软件开发商片面强调技术因素,靠技术要挟的被动局面。
因为企业的每一个物流作业环节都将被物流信息系统贯穿始终,每个环节都会在
使用的过程中因为使用人员的能力水平或者是软件系统设计开发的缺陷而出现意外,
要么计算结果有错误、数据传输有问题或者是莫明其妙地无法执行正常的逻辑流程,
..
诸如此类的问题都需要有技术人员对企业的作业人员进行软件操作培训和系统维护等
培训。
(七)CIO的地位和作用
以目前在物流企业的发展趋势,CO(企业信息总监)已从技术支持型提升到管理
决策型。作为CIO对物流企业的业务要有全面深入的了解,同时必须具备丰富的技术
知识和接收新技术的能力,懂得如何将最合适的技术运用于本企业,能够合理安排技
术投资的优先次序。作为管理者,需要具备出色的分析和组织能力、沟通和协调能力,
能够整合企业各职能部门的主要信息资源,建立企业信息运作架构,还要有规划、执
行与管理长期计划的能力,这样的CIO才有可能提升为物流企业最高决策层的成员,
CIO的职责也从一个技术部门的业务范围的微观管理,进入到物流企业宏观规划的层
面。
由于物流信息化工作具有较强的技术性和专业性,因而企业进行物流信息化建设
的领导应具有较高的素质,具体包括良好的计算机相关专业的教育与实践背景,较好
的管理与组织能力;同时他还要十分熟悉所在物流企业的业务流程、经营模式和发展
战略,并且能够对企业的经营发展需要什么样的信息系统有正确、全面的认识。
传统物流企业转变为能提供集成化、客户化、网络化、信息比服务的物流企业的
过程,其信息技术的应用也是一个不断更新和递进的过程,随着企业的发展,CIO也从
电脑部负责人、计算中心主任、信息技术部经理到信息总监,逐渐从后台走向前台,
更多地参与公司战略规划与设计,并成为企业管理层的重要一员。
(八)物流信息化存在的问题
1.技术不是决定因素
一套信息系统的建立必将涉及企业管理体制、管理模式、管理方法、管理思想、
管理机制、业务流程、组织机构、规章制度等多方面的创新。许多企业对此模糊不清,
有的企业“一把手”把信息系统建设的工作交由IT部门单独完成,这就注定该企业的
信息系统建设不会取得成功因为应用信息系统的特点是“三分技术,七分管理,十
二分应用”,IT仅占了很小一部分
2.好高骛远
信息化建设不切实际。一些生产或物流企业在谈到信息化需求时,只是说看到别
人用手持式终端扫描商品速度极快,于是自己也想引进类似的信息系统:还有的企业
则把物流作业流程不加分类和整理,画上几张草图就直接外包给软件开发商负责系统
规划和开发:更有一些企业在软件开发商的游说下,一经鼓动,便仓促决策和立项。
像这样对物流信息化的认识、对本企业信息化需求不明不白的个案比比皆是、不
一而足,这样的开发立项工作经常会为最终信息化建设的失败埋下伏笔。
3.缺乏系统性、全局性和整体性
脱离企业整体管理目标,片面在局部推行信息化,结果是同时应用了几套互不相
关的小系统,形成“信息孤岛”:另一种是片面强调信息系统的个性化,强调软件要符
合企业现有的流程,忽略自身业务在应用信息系统后的持续改进。大多数企业往往采
用头痛医头、脚痛医脚的方法来处理企业的信息化需求,即片面地解决某一物流作业
环节或局部的问题,而不是从整个物流系统的角度来考虑解决问题的办法,结果开发
出来的软件模块之间互不兼容,无法实现系统的统一和衔接。尽管从每个局部上看已
经有了软件系统支持作业,在局部上也会促进物流作业自动化程度的提高,但是由于
各环节相互独立,结果造成整个企业的物流网络平台和各节点间无法实现信息畅通,
信息化并没有促进全局自动化程度的提高,使得信息化的作用也大打折扣。
要严格按照企业自身的需要合理地选择系统平台和应用逻辑的功能覆盖,同时要
看到信息化建设的系统性、全局性和整体性。
4.缺乏对信息化持久性的认识
物流信息系统的开发是一项极为复杂的系统工程,一个能够正常运转的物流信息
系统一般都要经过若干年的反复的开发一运行一再开发一再运行的过程,同时随着物
流企业的运作模式的不断完善,物流信息系统也不断成熟和完善,这就需要物流企业
在进行物流信息系统开发之前就应该对整个系统有一个宏观和长期的规划,认识到物
流信息系统的长期性、艰巨性和复杂性,企业决策者应该做好思想准备。
5.基本上处于基础物流的操作层面
信息技术的应用大都在某一环节缺乏物流信息管理系统的整合。如条码管理、
GPS、GIS、立体库、呼叫中心等都在应用,但呈现出零乱和分散的局面。其中,信息
技术的应用又和企业自身的优势紧密结合,如EMS的信息系统,侧重信函与速递业务
的服务;“中外运”的信息系统则是在国际货运代理基础上的跨部门业务整合:而“中
储运”的信息系统,专注于打造数字仓库为主等。可见,大多数物流企业都是在自己
传统优势业务的基础上开展信息化建设。由此带来的问题是,物流信息的标准如何在
物流的各个层面自由交换,使需要综合物流服务的企业得到顺畅的物流方案。目前,
种种原因使我国物流企业信息技术投入的资源浪费情况严重,由此造成信息交换断层,
从而制约了整个物流产业竞争力的提升。有鉴于此,众多物流企业积极呼吁国家出台
规范的物流流程和信息化标准,推广与世界物流标准接轨的应用软件,以降低企业开
发软件的投入成本,为物流企业对软件的二次开发和设计奠定基础。

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