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国际快递作业基础

国际快递作业基础

一、作业简介
作业的基本内容包括:
进口件:提货、清关\/分拨、交接、转运\/派送、签收\/录入。
出口件:取件、制单\/录入、交接\/报关、出境\/提货、派送(国外代理)。
单证操作:报关单\/分运单\/转运单(派送清单)\/形式发票等。
完美操作:单证检查\/安全检查\/包装要领\/异常件处理等。
数据处理:扫描\/录入\/检查\/核对\/查询等。
1.出口环节
(1)发件人打电话,委托快件公司发件
(2)客户服务代表记录,并通知派送员取件。
(3)派送员取件后回公司,交给出口作业人员(内勤)。
(4)出口作业人员,将货件按出口口岸,进行分拣并装袋。
(5)口岸作业人员,制作出口单证,将货物交给指定承运人(民航)。
(6)国际航班将货物,运至跨国快递公司的指定分拣中心(世界各地)。
(7)该分拣中心,将“来自不同地区的、发往同一地区的”货物进行合并,转运
至最终目的地。
2.进口环节
(1)货物到达目的地口岸,进口作业人员清关提货后,转至进口分拣中心。
(2)分拣中心作业人员,将货物进行分拣。
(3)本地快件交派送员,非本地快件再做转运。
(4)派送员完成派送,收件人在派送路单上签字。
(5)派送员将签收人姓名输入扫描枪,回到公司后将该信息传输到作业系统。
二、作业举要
1.出口作业
(1)流程粗览:
取件一分拣一制单一报关一海关放行一卫生检疫一安全检查一复磅入库一民航交
单一出口预报。
(2)作业提要:
取件记录一通知取件一派送员取件一出口交接一出口准备一报关交运一发送预报。
①取件记录:记录客户要求,填写计件单。
②通知取件:传达取件信息、确认通知已否、确认取件已否。
③派送员取件:做好取件前的准备,按要求完成取件任务。
④出口交接:返回公司,将货物及取件路单交出口人员分拣,现金交财务部:转
运出口件提货后,将货物及转运清单,交出口人员核对、分拣。
⑤出口准备:核对及查验、对分运单及发票进行CIA扫描、输机、出口分拣与拼
装、填写报关单、挂签\/封包\/称重、填写民航交接单、汇总报关文件、打印出口清单、
打制总运单。
⑥报关交运:货发机场、报关、海关检查、安全检查、与民航完成货物及单据的
交接。
⑦发预报:航班预报、货物预报。
2.进口作业
(1)流程粗览:
进口提货:进口航班预报一民航调单一进口检疫一录入仓单一民航仓库提货一货
人海关监管库(快件公司自己的仓库)
进口清关:进口航班预报EDI报关一海关回执一通知客户准备清关文件一制单一
报关\/转关(监管)一放行\/出库一派送\/转运。
(2)作业提要:
接收预报一预清关一提货一进库一清关一分拣一中转一派送。
①接收预报:填写每日进口航班预报表,完成每日航班日志。
②预清关:将货物名称译成中文,将数据传输到海关,接收海关反馈(放行\/报关
\/查验)。
③提货:从民航窗口提取随机单据,从民航仓库提货。
④进库:到货扫描、核对货物、粗分拣、存放。
⑤清关:进口直运件,通知收件人准备清关文件:进口转运件,办理监管转运手
续。
⑥分拣:做DOX(文件)的AR(货物到达)扫描:本地按路区分拣,外地按城
市分拣:做WC(准备派送)\/FD(转交其他快件公司)扫描:打印派送路单及外地转
运清单:异常货物的处理。
⑦中转:选择便捷的运输方式,将货物转至目的地。
⑧送件:合理安排派送路线,收取相关费用(垫付的关税、到付运费等),客户签
收。
⑨交接\/核对:报告派送结果,上交派送路单及疑难件
三、作业概述
(一)订单
订单,在这里是一个动名词,也叫“接单”或“下单”,是指客户要求发件,向快
件公司预约取件(收件)。订单\/接单\/下单,是快件操作和快递服务的准备环节,也可
以说是第一个环节。为此,对老客户要一如既往,对新客户要满腔热忱。
1.订单流程
接听客户电话一记录客户信息一记录发件信息一确认发件要求。
2.记录确认
(1)客户姓名、地址、单位。
(2)客户电话及联系人。
(3)发件数量、重量、尺寸。
(4)包装标准及单据要求。
(5)发件类型及目的地。
(6)取件时间与地点。
(7)付费方式及保函。
(8)特殊发件要求。
3.基本要求
(1)熟悉各快件中心和取件路区的划分。
(2)熟悉各路区的运输工具配置情况。
(3)熟悉各路区的客户情况。
(4)全面掌握快件相关知识。
(5)了解快件中心的作业流程。
(二)调度
作业调度是指,以一定的通讯方式,在第一时间将取件信息,及时、准确、完整
地通知派送员,确保派送员在服务时限内,及时到达客户处收取快件。必要时,调度
人员应协助派送员,在客户与公司之间进行联络与协调。
1.调度流程
接收取件信息一通知派送员取件一派送员完成取件一确认取件完成。
2.作业标准
(1)时间差:从接收取件信息(电话确认),到通知派送员取件,在15分钟内完
成。
(2)差错率:控制在千分之三以内。
(3)完成率:百分之百。
3.基本要求
(1)熟悉各快件中心和取件路区的划分。
(2)熟悉各路区的运输工具配置情况。
(3)熟悉各路区的客户情况。
(4)全面掌握快件相关知识。
(5)了解快件中心的作业流程。
(三)取件
取件,顾名思义就是“收取和承运”快件。可以说,快件的运输始于收取快件。
取件的第一要务就是,鉴别禁运品和危险品,为安全运输把好第一关:是否收取和承
运,全凭取件员的责任意识和业务水准。此外,取件工作还包括:填制运单、称重计
费、收取运费、完美包装、信息扫描等一系列标准化作业。可见,取件是快递服务的
基础性工作。
1.取件流程
(1)取件准备:接到通知一确认时间一准备物料一安排路线(按时间标准)一填
写路单。
(2)上门取件:三确认(客户身份、相关单据、发件物品)一收取运费(现销客
户)一货件签收一回执返还。
(3)完美操作:单证核对一快件检查(问题处理)一计重复查一标准包装一公司
签收一取件员获得回执。
2.出口单证
包括:非危险品证明、化工品成分说明、无木质包装证明、服装加工企业的进出
口手册、其他管制产品的出口许可证。
3.包装种类
包括:常规包装、特殊件包装、易碎易折件包装、重物包装、木质包装。
4.特殊件操作
(1)气体物品:轮胎、皮球等,应将气体放掉;氧气瓶,客户应出具保函;其他
禁运品不能承运。
(2)液体物品:溶液、溶剂、胶水、涂料、油漆等,具有易燃易腐性,必须进行
危险品鉴定。
(3)化妆品:面膜、洁面乳、睫毛膏等,可按普货承运:香水、摩丝、指甲油等,
属禁运品。
(4)其他:药品、食品、易碎品、植物、字画、文物、光盘、录像带等,需要特
殊包装。
5.特殊件处理
(1)出口报关件:出口单证的取得、交接后的特殊处理。
(2)出口到付件:月结客户(取得到付保函);现销客户(收取到付押金)。
(3)特别服务件:在分运单上注明特殊要求:在取件路单上特别注明:交接后的
特殊处理。
(四)分拣
分拣,是“取件和派送”的中间环节,是快件转运前的必要准备,是内勤作业的
主要任务。分拣的操作质量,直接关系到快件能否成功派送。所有错拣和漏拣,都将
造成人为的操作事故,最终导致服务失败。分拣,只是快递业务的习惯用语,在实际
操作中,它的含义已经超出了词义本身,分拣工作还包括:数据扫描、票件核对、签
字交接、异常件处理、分类装袋、发送预报等。
1.分拣流程
(1)本地件:分拣扫描一数据核对一制作清单路单一派送件核对一签字交接一路
区派送
(2)外地件:分拣扫描一数据核对一制作清单路单一转运件核对一签字交接一快
件转运
2.分拣规范
(1)一票多件时,必须扫描每个包装上的复印条码。
(2)快件务必轻拿轻放。
(3)分拣后包装的分运单,务必面朝上。
(4)分拣后,必须扫描快件包装上的条码。
(5)全部扫描完成后,务必进行数据核对。
3.分拣扫描
(1)扫描某路区区位的已分拣快件前,先将扫描枪设置为分拣扫描状态。
(2)设定该扫描区域的区域代码,然后逐票扫描包装上的分运单。
(3)对一票多件的快件,必须对每个包装上的复印条码进行扫描。
(4)扫描的同时,复核分拣区域是否正确。
(5)数据导入系统,完成对分拣结果的核对,并生成检查点和附属信息。
(6)出现数据差异,立即查找快件,扫描后导入系统。
4.派送单\/转运单
(1)确认各区域分拣正确无误:
(2)从系统导出各区域数据,分别制作“外地转运单”和“路区派送单”
(3)部分快件,还需标注“二次派送”字样。
(4)清单项目包括:
①每票信息:分运单号码、件数、收件人名址、到付运费、备注。
②总体信息:区域、日期、件数、制作人、交接人、接收人、时间。
5.分运单的检查要点
(1)手写:发件人和收件人名址,书写有误或地址不详。
(2)文字:发件人和收件人名址,使用英文以外的文字。
(3)模糊:字迹难以辨认,或扫描后内容看不清。
(4)其他:
①单票快件附多张发票时,未提供全部形式发票号码。
②件数、重量、付款、印章等项目,填写不全、信息缺失。
6.形式发票的检查要点
(1)手写:发件人和收件人名址,所申报物品的内容、数量、价格等,书写有误
或地址不详。
(2)文字:上述内容,使用英文以外的文字。
(3)模糊:字迹难以辨认,或扫描后内容看不清。
(4)其他:分运单号码、客户签字、加盖公章等项目,填写不全、信息缺失。
五)交接
交接和分拣,在实际操作中,常有相互交叉的情况。分拣作业中有交接,交接作
业中也有分拣。本节所指的交接,只是从“快件转运”和“快件类型”的角度,指明
了不同类别的交接程序。
1.交接种类
(1)出口件:路区\/代理,与公司的交接。
(2)进口件:公司,与路区\/代理的交接。
2.出口件交接
(1)流程:货件核对一快件检查(货件及单据问题处理)一公司签收(取件员或
司机获得回执)一快件操作。
(2)种类:内部件、正常件、报关件、特殊处理件。
3.进口件交接
(1)本地件:分拣扫描一数据核对一制作清单路单一派送件核对一签字交接一路
区派送。
(2)外地件:分拣扫描一数据核对一制作清单路单一转运件核对一签字交接一快
件转运。
(3)种类:内部件、本地件、外地件(正常件\/转关件)。
(六)派送
派送,是快递服务的最后环节。收件人签收后,表本次服务完满结束,快件公
司不再承担任何责任。在这一环节中,除了“正常件”以外,尤其要严格遵守“征税
件、到付件、二次派送件”的操作标准,否则就可能导致人为的服务失败。
派送工作的基本流程如下:
快件核对一签字交接一派送准备一路区派送一结果登记一单货交接。
1.正常件
(1)快件核对:特殊件处理、错分件处理、缺货件处理、派送路线安排。
2)签字交接:确认或修订派送清单内容:派送员和分拣员在清单上签字,双方
各执一份备查;快件装车,将紧急件、到付件等区别放置:从财务部领取关税发票、
到付运费发票及对账单等。
(3)派送准备:用品检查(派送清单及活页夹、派送日志及签字笔、票据夹及各
类发票、记账客户对账单、快件到达通知单、通讯工具等。)
(4)路区派送:原则上应将快件交与分运单上的指定收件人:若收件人所在单位,
有统一的接收部门,可交与该部门人员其他人员代为签收时,必须以签收人本人名
义签字,或加盖单位公章:客户签收后,应及时在分运单上标记签收日期和时间:取
得客户原始签字的分运单后,再将快件交付客户。
(5)结果登记:每票快件派送成功后,应及时在清单上做出已派送标记:派送失
败时,在清单上记录具体原因(客户拒收、收件人迁址等):派送日志的记录内容包
括:运费或税款的收取情况、各类发票或付款通知等的交付情况等。
(6)单货交接:派送员将派送清单、客户签字的回执、派送未成的快件带回公司:
内勤人员经核对确认无误、在清单上签字后,将上述物品转为“无法派送件(UN-
DEL)”处理:收取的运费、关税等,与财务人员交接:派送失败件,交由专人保管并
登记,及时联系客户自取,或安排二次派送。
2.征税件
基本流程:客户签收一客户确认税单一按税单收取关税一异常情况处理。
3.到付件
基本流程:客户签收一客户确认到付运费一提供发票\/收取运费一异常情况处理。
4.客户自取件
根据客户要求或习惯,可在机场或作业中心,安排客户自取快件。
5.二次派送件
(1)收件人不在时,须留下《快件到达通知单》,并安排二次派送。
(2)记录派送失败的具体原因,登记后将快件带回公司。
(七)完美操作
完美操作,顾名思义就是“高质量的、严守规范的、标准化快递作业”。完美操作
的基本要求是:查验货物、核对信息、标准包装、确保安全。违背了这四条,就等于
取消了规范和标准,也就没有完美操作可言。因此,完美操作不是一句空洞的口号,
而是全体作业人员各司其职、服务到位的协作成果
完美操作的基本环节如下:
分运单检查一单证检查一包装检查一安全检查一异常件处理一正常出口。
1.分运单检查
(1)收件人姓名、地址、单位,必须准确和详细,必须用英文填写,不可使用邮
政信箱。
(2)到付件,要确认:目的地国家(地区)有无到付服务,有无发件人的到付保
函。
(3)确认:已提供账号、客户签字和取件员签字。
(4)确认:已加盖到付章,已注明发票号码。
(5)一票多件的快件,每个包装都必须附有分运单。
2.单证检查
(1)形式发票:
①实际发件人的名址、单位名称,必须准确详细,必须使用英文,不可使用邮政
信箱。
②发票的日期和号码,必须写明所对应的分运单号码。
③货件有2种以上时,须对不同物品进行编号,分类填写申报项目。
④必须使用英文,写明物品的准确名称和成分:如:针织(( knittde)\/纺织(wov-
en)、成分及含量、男\/女\/儿童式样等详细信息,不得使用发件公司内部的产品代码。
⑤单价:根据物品情况,按数量或重量,计算得出。
⑥数量:件数和重量(对应单价计算方式)
⑦总价:按单价和数量,计算得出的单类物品的合计价格,必须写明该价格种类
FOB \/CIF\/CX&F)
⑧必须声明所发物品的原产地:希望免税的货样广告品,须用英文写明物品内容。
⑨必须写明(合计汇总)所发物品的总数量、总重量、总申报价值。
⑩发件单位负责人签字,或加盖公章。
(2)其他单证:
①到付快件保函(客户提供)
②化工品单证(产品说明书、成分分析单、检测报告、安全报告)。
③所有出口单证,须由客户填写和提供,快件公司只做说明和指导。
④装箱单(客户提供)。
(3)违规申报的后果:
①申报与实货不符,将造成扣关,延迟数日。
②申报不符网络规定,被目的地退件,或造成扣关。
3.包装检查
(1)文件的包装:硬纸板文件袋、无透明塑料袋、各号纸箱。
(2)包裹的包装:无透明塑料袋、各号纸箱、客户自行包装。
注意事项:
①硬纸板文件袋,不可以装包裹。
②外包装上,不可贴有与货物无关的标识,如果不易撕取,可用“当用标签”覆
盖之。
③塑料袋和纸箱,可装文件、也可装包裹:但文件和包裹,不可以混装。
4.安全检查
(1)承运原则:
快件承运人,不是危险品鉴别专家,但可以向专业机构咨询和确认。
①发件人必须说明货物的准确内容和成分。
②根据专业机构出具的安检报告书,决定是否接收此货。
③对于化学物品,客户须委托专业机构进行安全检测;并提供安检报告书。
(2)危险品分类:
①禁运品:动物、尸体、骨灰、军火、金条、银条、流通货币、色情物品、易燃
物质、法律所禁运的药品和麻醉剂等。
②限运品:酒精制品、动物或植物制品、棉花、种子、茶叶、烟草、古董或艺术
品、不可代替品、受保护动物制品(毛皮\/象牙等)、工业金刚石、医学样品(血样\/人
体组织等)、可兑现票据、鲜活品及保温物品、特别金属和石头(珠宝等)、手表、贵
重首饰等。
5.异常件处理
异常件分为:出白问题件和进口问题件,它是指无法出口或无法派送的快件。
(1)异常件的产生原因:
与单证要求不符、与海关或网络规定不符、申报不实或违规、外来因素影响、禁
运品等。
①与单证要求不符:到付资料不全(收件人名址及电话不详):货件的品名不详
无法查到目的地三字代码(因地址不详造成):运单号码重复使用(须更换新的运单号
码)。
②与海关或网络规定不符:因具体情况而定。
③申报不实或违规:申报品名及价值,与货件实物不符把包裹当文件出口等。
④外来因素影响:外包装破损、发件人要求取回、错分的进口件等。
(2)异常件的处理方法:
①请客户正确详细地写明收件人地址,目的地三字代码自然容易查到。
②禁止运单号码的重复使用,及时更换新的运单,将复印件交客服部通知客户。
③对于不符海关及网络规定的异常件,查清具体情况后,因件制宜解决之。
④告之客户“申报不实”的后果,敦促客户如实填写。
⑤告之客户“品名不详”的后果,敦促客户翔实填写。
⑥对破损件,重做外包装,确认牢靠后再出口。
⑦发件人要求取回快件(添加新的物品等),应先做登记,再退给发件人。
⑧对错分的进口件,重新确认收件人地址,纠正错写的代码或区域。

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