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快递进出口操作
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快递进出口操作
 外勤工作从事取件和派送,是内勤工作的延伸和继续:内勤工作从事分拣、录入、
数据传输、转运交接等,为外勤工作提供内部服务。外勤和内勤,好比作业一线的两
支协同作战的“主力部队”,任何一方“延误战机”的失职行为,都会造成另一方的被
动局面,最终导致服务失败,给公司和客户带来损失因此,外勤和内勤的密切沟通
与通力合作,成为“进出口操作服务成败”的关键。
一、外勤作业
外勤人员主要从事派送和取件工作,为客户提供优质快捷的门到门服务。
1.进口作业(派送)
(1)作业要点:
①特别服务件,应优先派送
②严格按照运单填写的信息进行派送,不得随意改变派送地址。
③派送原则是:先集中后发散,先近后远,先易后难,先重后轻,超重最后。
④遇有收费信息的快件,原则上收费后方可将快件交给收件人,不得先放货后收
费。
(2)作业标准:
①整理各自路区的快件,按最佳派送路线进行排序。
②对一票多件的缺件货物,文件要派送,包裹按退件处理。
③快件送达后,必须跟进相应的检查点,以符合网络全程跟踪的作业标准。
④发现货物有损坏,要向主管汇报,及时申报备案:外包装有破损的,要进行再
包装。
⑤要完全了解当天的关税件和到付件,并对单证、货物和数据进行核实,以免漏
收账款。
⑥对错分快件,应听从主管安排,尽早安排派送;确实无法安排的,可交由内勤
安排UNDEL 作业
(3)未成功派送件的操作:
①收件人名址不详的快件,应尽快找出派送线索,争取当天派送成功。
②上门无人收取的派送件,必须完整填写留言卡,并确保客户能看到。
③再次安排派送后,如仍然无法派送,则转为UNDEL (无法成功派送的快件)
件,做升级查询。
④按照SMMS规定,用扫描枪正确记录原因。
⑤填写派送延误单,写明原因,尽量提供查询信息。
⑥派送延误单须贴在快件正面,并经主管签字确认。
⑦填好退件交接单后,方可退回(转为)UNDEL 件,同时做好快件安全交接。
(注:SMMS\/货物移动管理系统,快件在移动过程中,每个环节都有对应的检查
点,网络内使用统一的标准代码,来解释快件的动态,以提高快件的透明度,这是全
程网络跟踪查询的需要)
2.出口作业(取件)
(1)作业标准:
①取件时,应得到发件人的确认和签字。
②取件时,应对客户的产品选择进行核对。
③取件时,应对快件的安全性进行初步核查
④取件时,应完成相应的网络检查点。
⑤完成取件的同时,应完成部分“完美操作”。
(2)作业要点:
①应携带必备的作业工具,确保取件工作的顺利完成。
②完成取件数据扫描时,应确保数据的真实性和准确性。
③账号或付款方式的确认,应在第一时间完成,以免引起服务争议。
④应指导协助客户,完成各类单证的填写工作,但不可代替客户填写。
⑤因故取件任务中止时,要做好说明记录工作,同时向客户提供服务信息,争取
下次合作机会。
(3)注意事项:
①快件的地面操作,应尽可能与网络的转运要求相匹配。
②派送或取件中的清单和路单,须按作业标准整理存档,以备复查。
③派送或取件所设计的各类款项,须按财务制度规定进行交纳工作。
④进出口快件的数据,应做好初步核查工作,并完成倒传数据的工作。
⑤派送或取件中的单证交接,必须符合网络和作业标准,安全并且一一对应。
二、内勤作业
内勤人员主要从事分拣、录入、数据传输、转运交接等工作,为外勤人员提供内
部服务。
1.进口作业
(1)作业标准
①通过内部系统,完成数据传输、监控、对比,确保客户利益。
②进口派送件到达作业中心后,必须完成AR(货物到达)检查点。
③完成进出口快件的数据检查点,按网络要求抓取和传输快件信息。
④将进口快件按相应路区,进行正确分拣,配合外勤人员的派送工作。
⑤完整掌握和记录当日进口航班信息,核对口岸与作业中心的当日交接信息。
⑥每天对UNDEL 库进行交接盘点,完成每票UNDE件的检查点。
(2)作业要点
①UNDE件的检查点记录,必须按网络要求注明原因。
②UNDEL 件交接时,应核对所有相关信息是否已完成转达。
③对有特殊服务要求的快件,应安排专人交接(相关主管),确保提前完成派送。
④对特殊件(超大超长超重、危险品等),应协助外勤、做好派送准备,以便顺利
完成任务。
2.出口作业
(1)作业标准
①须对快件进行MPS检查。
②须将每票出口快件的运单信息,详尽准确地录入SCL(快件控制信息库)系统
中。
③须对包裹运单及形式发票的信息,做CIA扫描(货物数据下载)。
④完成数据录入和传输的同时,对快件进行出口分拣,依照目的地3字代码进行
操作。
⑤在规定时间内,须将当日出口航班信息预报等,准确无误地发送至口岸作业部。
(2)作业要点
①须严格按照网络安全条例操作,充分保证快件作业的安全。
②对高价值的特殊件,须进行特殊交接,严格执行快件保管制度。
③对重要产品的信息(投保件、报关件等),录入须准确完整,必要时还须登记备
案。
④对有特殊要求的快件,须联系相关部门,及时完成快件检测或订舱工作,确保
客户利益。
⑤对送件上门的客户,须核对客户证件、检查快件、确认价值及账号、填写运单、
核对报关单证等。
三、疑难件操作
疑难件(UNDEL )是指,因名址不详、客户搬迁、运费拒付等原因,暂时无法成
功派送的快件。
1.作业标准
①应依据无法派送的具体原因,制订有效处理方案。
②首先从客户电话入手,寻找和查明成功派送的线索
③再次派送时,应提供明确的派送信息,保证二次派送成功。
④UNDEL 快件的任何处理结果,都必须记录和注明,以便查询和跟踪。
⑤所有处理完毕的UNDEL 快件上,必须注明正确的中心代码,准确分派。
⑥对有收费疑问的UNDEL 快件,应充分考虑客户利益,尽快完成快件处理。
⑦3个月后仍无法派送的UNDEL 快件,应按网络标准进行销毁。
2.作业要点
①特殊情况须使用专用标贴,并且要有落款。
②UNDEL 件的处理必须准确及时,快件须与数据同步操作。
③派送延误单上,要填写地址不详的具体原因,切忌信息笼统、不准确。
④对上门提货的客户,必须提供相关证明(身份证、工作证、单位介绍信等)。
⑤内勤人员不得在快件上,直接书写:改送的地址、分区错误、地址不详等内容
和字样。
⑥无论是做了留言卡还是等待客户来取,都须做好检查点记录,货物交作业中心
前台保管。
⑦所有改送件,须以客服部的通知为准,内勤人员无权自行决定通知派送员更改
派送地址。
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